Jede Rechnung auf der ThinkPro-Plattform trägt einen Status, der den aktuellen Zahlungsstand anzeigt. Der Status wird automatisch aus dem offenen Betrag berechnet — Sie müssen ihn nicht selbst pflegen. Dieser Artikel erklärt, wann Rechnungen entstehen, was die einzelnen Statuswerte bedeuten und wie die Fälligkeit angezeigt wird.
Wann entsteht eine Rechnung?
Rechnungen werden automatisch erstellt, sobald der Vertrag Ihres Projekts abgeschlossen ist. Solange das noch nicht geschehen ist, zeigt der Rechnung-Schritt im Projekt-Workflow den Hinweis „Noch keine Rechnung" mit der Erläuterung „Die Rechnung wird erstellt, sobald der Vertrag unterschrieben ist."
- Vertrag unterschreiben
Sobald der Vertrag zu Ihrem Projekt digital unterschrieben ist, wechselt das Projekt in die Phase „Rechnung" und die Rechnung wird angelegt.
- Rechnung startet als „Ausstehend“
Neue Rechnungen starten immer mit dem Status „Ausstehend". Das Fälligkeitsdatum liegt 30 Tage nach der Erstellung.
- Status folgt den Zahlungen
Mit jeder erfassten Zahlung berechnet die Plattform den Status neu — bis der offene Betrag 0 ist und die Rechnung auf „Bezahlt" wechselt.
Wie das Unterschreiben des Vertrags abläuft, beschreibt der Artikel Angebot und Vertrag prüfen und unterschreiben.
Die sechs Statuswerte
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| „Ausstehend" | Der volle Rechnungsbetrag ist noch offen. Dieser Status bleibt auch nach Ablauf der Fälligkeit bestehen, solange noch keine Zahlung erfasst wurde — die Spalte „Fälligkeitsdatum" zeigt die Überschreitung dann separat an. |
| „Teilweise bezahlt" | Ein Teil wurde bezahlt, ein Rest ist offen — die Fälligkeit ist noch nicht überschritten. |
| „Bezahlt" | Der offene Betrag ist 0 — die Rechnung ist vollständig beglichen. |
| „Überfällig" | Das Fälligkeitsdatum ist überschritten und nach einer Teilzahlung ist noch ein Restbetrag offen. |
| „Ungültig" | Die Rechnung wurde für ungültig erklärt (Korrektur). |
| „Erstattet" | Der Betrag wurde erstattet (Korrektur). |
Fälligkeit im Blick behalten
In der Rechnungsliste zeigt die Spalte „Fälligkeitsdatum" neben dem Datum an, wie viel Zeit bleibt: „… Tage verbleibend" bei laufenden Rechnungen bzw. „… Tage überfällig", wenn das Datum überschritten ist. Die Status-Badges in der Spalte „Status" und die Angabe des offenen Rests im Betrag („Offen: €…") machen den Zahlungsstand jeder Zeile direkt sichtbar.
Die Statistik-Karten „Ausstehend" und „Überfällig" über der Liste fassen die offenen Beträge entsprechend zusammen. Ist eine Rechnung vollständig beglichen, meldet der Rechnung-Schritt im Projekt: „Diese Rechnung ist vollständig bezahlt."
Rechnungspositionen und Summen
Auf der Detailseite einer Kundenrechnung listet der Tab „Rechnungspositionen" die einzelnen Posten auf — mit den Spalten „Produktcode", „Beschreibung", „Menge", „Einzelpreis" und „Gesamtpreis". Darunter stehen die Summenzeilen:
- „Zwischensumme (netto)" — die Summe aller Positionen ohne Steuer,
- „+MwST" — die ausgewiesene Mehrwertsteuer,
- „Gesamtbetrag (brutto)" — der Endbetrag der Rechnung.
Sind keine Positionen hinterlegt, erscheint der Hinweis „Keine Rechnungspositionen gefunden."
Wo Sie Ihre Rechnungen finden und als PDF herunterladen, zeigt der Artikel Rechnungen einsehen und herunterladen.